mixbeat 第4回ワークショップ『意図を分解して理解する』

電話がかかってくることになっていた。
ワークショップ開催の1週間前のことだ。
前回ワークショップでは、事前にアンケートと簡単な宿題があったが、今回は特にないという。ただお当番から電話をかけさせてくれ、という話。電話をかけてもよい日時を返信し、その日、時間を待っていた。

26日（日）、電話がかかってきた。
お当番・ふさおさん、から電話があります、とのことだったが、かけてきたのはもうひとりのお当番・なっこだった。

電話するひとが代わってごめんね、から始まり、ちょっと相談があって、と続いた。
私の社内での職種を聞かれ、いわゆるWebディレクターだよ、と答えると、よかったー、と安堵した声で相談された。

『会社（なっこの会社）のWebサイトにコンテンツを追加したい。それに伴い、Webディレクターを採用したいのだけど、どんなひとを採用するとよいのか、職種についての知識が少なくて悩んでいる。時間がないこともあり、Webディレクターという職種をよく知るひとに助けてもらいたい。一日ほど時間とっていろいろ教えてもらえないか』という内容だ。

それを相談したくて、電話をかける役割を代わってもらった、と言う。

会った回数も少なく、話も長くしたことはないが、縁あってmixbeatという場で知り合った女の子だ。突然の相談ごとではあるが、断る理由は何もない。むしろおもしろそうだ、という好奇心や興味が勝り、「いいよ」と即答した。
私に聞いてくれた、というのも嬉しかった。

急ぎ進める必要はあったけれど、一日という時間をとるなら今日の明日、は難しい。都合教えてもらえれば、休みを取るよ、と答えた。



*****


ワークショップのテーマを考えるにあたり、ふたりは自分の困っていること、失敗した、と思うことからネタ探しをした。
意見を求められているとき、すぐ答えられなかったり、うまくまとめられず返答する機会を逸したり。もっと早く、的確に答えることができたらいいのに！

“アウトプット、それも瞬発力のある”
それができれば最高、と行き着いたはいいが、ではなぜそれができないのか、を振り返ったとき、そもそも求められていることを理解できていない、相手の意図をわかっていない、ことに気づく。

そこからあぶりだされるように、今回のテーマ『質問から相手の意図を分解して理解する』が決まった。


分解は、次の4点とする。
・早さ　　　返答、対応、作業などの早さ
・期待　　　相手の自分への期待値
・関係　　　相手と自分の関係
・内容

相手が何を一番強く求めているか、を理解しなければ、最適な返答、対応は難しい。
また、勝手な判断で一番大切なポイントをほかのものと同じく並べてしまわないか、誤解や行き違いを防ぐためにも“聞き返し”をすることで、相手の意図を確実に理解したい。

相手から送られるひとつのかたまりを、ただ受けとめるだけではなく、4つに分解、小さくして大切なポイントについて、聞き返す。それにより、自分が相手の意図を正しく理解できたかを確認し、適切に対応する。


それができると、すごくいい！



分解する4点は、お当番のふたりの仮説によるもの。
ワークショップ1週間前の電話は、仮説を裏付けるために行われたダミーの相談事だった。
塾生8人それぞれの重要視ポイントと、相談者（なっこ）が望んでいる（と思われる）返答ポイントが先の4項目で一覧表として提示された。

■私の相談事に対する返答までの道のり
・私の就いている職種に対しての相談であること
・応えられそうだ、という感触
・mixbeat同期のなっこからの相談であること
・一日がかり、であることから日程調整が必要だ、という判断
・日にちを教えてもらえれば休みをとるよ、という返答


■私が感じたなっこの希望（意図）
・Webディレクターという職種について詳しく知りたい
・時間がないので、なるべく早く会って話したい


■実際の回答（うろ覚えですけど）
「いいよ。でも、明日って言われると難しいから、日にち教えてもらって、その日に休み取るね」



これを4項目に当てはめて考えてみると、どうやら私は、なっこの意図を内容と早さについて重視し、かつ自分の対応を、内容と期待、関係において決定し、早さについて問い返しているのではないか、と思う。

ワークショップ当日、説明などを聞いている時点ではまず“なっこからである”という、その関係を大前提に考えていたが、関係を重視しても応えられない内容であった場合、自分で引き受けるより代替案を提示するか、辞退していた、と今は思う。
代替案や辞退の選択は、その期待に応えられないという残念さ、はあるが、時間がない、というもうひとつの大きな事項を考えたとき、早急に別案を検討した方がよい、という判断からだ。

ふだん意識していないことだが、後からでも振り返るタイミングがあるのなら、こうして自分の返答や対応を分解するのもおもしろい。これを繰り返していくと、振り返るタイミングではなくその場、そのときに意識できるようになるかもしれない。



午後は、“聞き返す”という動作の練習を。
ペアを組み、質問者は、意図を直接伝えずに、ひとつ問いかけをする。回答者はその問いにすぐ答えるのではなく、さらに質問を重ね、質問者からその意図を引き出す、というもの。
時間は5分（最初のみ3分だったが、短い、という声が多く5分に）。時間内、回答者から意図を問う質問が出た場合はそこで終了となる。

問いかけ例：おすすめのお店は？
意図例（ペア6組、意図例は複数あり）：行きつけのお店、デートで行けるお店、会社の打ち上げで使えるお店、を探している

こんな感じ。

ふ「なおさんのおすすめのお店、教えて」
な「おすすめのお店…、何屋さん？　ご飯屋さんとか雑貨屋さんとか、いろいろあるよ」
ふ「あー、飲むのが好きだから飲み屋さん」
な「ふむふむ。飲み屋さんねー。居酒屋さんがいいとかバーみたいのがいいとかは？」
ふ「それは特に問わないけど、チェーンの居酒屋はちょっとね…。静かで、隠れ家的な」
な「個室があるみたいな感じだね。ご飯は？　美味しい方がいい？」
ふ「それはもちろん」
な「何人ぐらいで行く？」
ふ「ひとりでも、何人でも」
な「あー、行きつけのお店探してる感じ？」

“ひとりで行く飲み屋さん”は、私の中で“行きつけ”にたどり着く。

質問を中心に会話を進め、相手の意図をその回答から探りだすのは、推理ゲームのようでおもしろい。
お互いの職業や趣味、ふだんの活動内容など背景や相手（自分も）の素の情報を切り分けて純粋に意図当てゲームにしても楽しかったろうな。





何事も失敗と成功の繰り返し。失敗が教えてくれることもたくさんあるし、失敗することで強い印象となり、次の機会では失敗しないこともある。やってみないとわからないことがほとんどで、失敗をおそれているだけでは何も始まらない。

今回のワークショップは、午前中の予定が1時間延びてしまった。座学だったのだが、映し出されるPPT資料やその説明に、聴いている塾生からツッコミが入るのだ。
想定問答もあったと思うが、その数、内容を超えると苦しくなる。

ワークショップの全体構成のために、お当番のふたりは自分たちの試行錯誤を編集する。
その編集にもう少し時間をかけられたら、また違ったものになったのではないだろうか。
削除した、というふたりが準備段階で行ったこと。なぜそれを削ったのか、その判断はどこから来たのか。時間が十分あっても削られるものは削られるが、あと1回確認する時間があったなら。もう1度考えてみる余裕があったなら。


お当番のふたりがギュウッ、と感じている今の気持ちと、次への期待値は大きいものだ。再挑戦したい、という言葉にそれが表れている。


■mixbeat活動報告ブログ
質問から相手の意図を分解して理解する（3期第4回ワークショップ）



愛してやまないMotoGP決勝レースを観ることなく参加したワークショップだった。
行ってよかったと思っている。
テーマの内容だけではなく、いろいろを見る・聞く・感じることのできたワークショップだった。
私のお当番はこれからだ。その前に本当によい機会に恵まれた。

mixbeat 第3回ワークショップ『伝える力』 後編

文章を、たぶんひとより少し多めに書いてきた、と思う。
インターネット上に書き散らかして15年になる。

文章を読んでいる量は、ひとより多い、とは言えないが、読むことは好きだ。
だから、「お」と思ったタイトルに、内容がない記事やページを目にすると、ものすごくガッカリする。
ブログが流行し、手作業でチクチクHTMLファイルを作らなくてもよくなった。サーバにファイルをアップロードする、とか、いろいろなタグの意味だとか、デザインやレイアウトを自分で考えて表示させたり、だとか。
そんなの一切やらなくても、Webサイトを見る延長で、管理画面に入ってペチペチペチ～、ッと文字を入力して、まあたまには写真でも入れて、ポン、とボタンを押せばそれで1ページできあがり。

みんな大好き携帯電話からも更新ができて、便利すぎるブログ。
ただ便利すぎて、みんながみんなブログを持ってしまったのは、おもしろい文章をネットで探して読む、という趣味を持つ人間には、困難な状況を生んだ。

タイトルに惹かれて訪れても、たった数行の文章しかない、一瞬で読み終わってしまうページや記事がやたらに増えたからだ。



つまらないな、と思う。
そこで語られている内容、テーマそのものに興味はあっても、そのページに内容はない。
読む、というより、一瞬で見えるだけの文章。私の求めているものはない、ということだけはわかる。
同じくブログを持つ身として、訪れたひとに、そんなふうに思われないようにしよう、と強く思う。



*****



わかりやすく、読みやすく。
ふだん気をつけていることだ。

長い文章でも、どんどんその先に進めるような文章。進みたくなる文章。
最後まで読んでもらいたい。そのためにできることは何だろう。


というのが、私の文章を書くときの基本の気持ち。
ブログでもメールでも同じだ。読むひとを具体的に想定できるかどうかの違いだけ。



ビジネスメールの場合、いかに短く用件を的確に伝えるか、に主眼が置かれている。
長いメールを読む時間、そこに返信する時間、を考えれば当然だろう。
だが、メールは大きなコミュニケーションチャンスである、と考えると、毎回無味乾燥な、ただひたすら用件だけをやりとりする、ことに終始していたら、せっかくのチャンスを生かしきれないのではないか、と思うのだ。

それに、いくら短い方がよい、といっても、短すぎて伝えたいことの半分も相手に届いていない、となれば、その1通の意味はないどころか、逆効果になることもある。
つまらない、意味のわからない、勝手なメールを送りつけるひと、というレッテルを貼られてしまうことになる。



ひとは、不快感についてなかなか忘れることができない。
不快感や痛みは、症状が進むと命に関わるからだ。

そして生き物は、気持ちのよいことが好きだ。心地よさをもたらすものに好意を抱くのは自然の流れ。
それなら。いいなあ、と感じられるように、少なくとも不快感を渡さないように、そのために言葉を尽くす、のは決してムダなことではない。

そう思う。
それが私のメールへの考え方。

高じて長くなることも多いから。そのあたりはもっときちんと、相手のことを考えて、さらに磨きをかけていかないとね。

mixbeat 第3回ワークショップ『伝える力』 前編

mixbeatという私塾に参加している。
同期10人。2人ずつお当番として毎月1回、ワークショップを開催する。
5日の日曜日、第3回ワークショップに参加してきた。

* mixbeat活動報告ブログ　http://mixbeat.jp/
* 塾長はsmashmediaの河野さんです　>> smashmedia


今回のテーマは、『伝える力』。

“伝える”という行為は、とても身近で、あまり意識することなく行っていることが多くて、そして当たり前のように、“私の言ってることなんだから、わかるよね”と、ものすごく勝手に思い込んでいたりする。
それが高じて、“言わなくてもわかってよ”と、まあずうずうしいにもほどがありますよｗというところにまで突き抜けてしまうことも多々ある。それで痛い目遭ったり、失敗することもあって、いかんなー、と反省することもまた多々ある。なかなか直らない。

ていうかそれって、そもそも“伝えてない”よね。
“伝えてない”んじゃ、わかりようがない。でも、“伝えている”つもりで、伝わってないことは？

お当番のふたりは、自分の伝えた内容が意図したとおりに伝わっていない、という経験から、今回の大いなるテーマ『伝える力』を決定。さらに、さまざまな手段、方法がある“伝える”という行為のうち、メールでのコミュニケーションに絞って、ワークショップを設計、開催となった。



メール

PC、インターネット環境の普及により、メールは仕事でもプライベートでも大活躍。携帯電話という、“ほとんど身につけてます”ツールでのやりとりも入れると、「メールのない人生なんて！」というひともたくさんいるんだろう。


【ワークショップ・メニュー】
・事前課題の“伝える力”判定
　ワークショップ前に掲出されたお題に対してメール作成、送信。
　河野塾長、スタッフであるウラさん、藤田さんより、次の3点に対して○×判定。

　1．情報／5W1Hが正確に伝わる（塾長）
　2．依頼・意図が伝わる（藤田さん）
　3．感情が伝わる、心動かされる（ウラさん←お題はウラさんへの、とある依頼メールだったため）

・“伝える力”判定、もう一度チャレンジ
　前記、判定を参考に新お題に対してメール作成、送信。今度は時間制限付き（15分／延長5分）
　同じく3点○×判定

　1．情報／5W1Hが正確に伝わる（藤田さん）
　2．依頼・意図が伝わる（ウラさん）
　3．感情が伝わる、心動かされる（塾長←今度は塾長への依頼メールがお題）
　　　※依頼内容はお題ごとに異なる

・ランチタイム
　ここまで書かんでもいいがな、と思われるだろうが、ワークショップお当番は、その日一日を作らなければならない。
　会場の選定や設備準備などハードはもちろん、お昼を挟むのならお弁当の手配や食事場所の確保も。
　また、当日案内や事前課題の有無や内容など、告知も欠かせない。
　その日の始まりから終わりまで、すべてスムーズであることへの準備、調整、取り組みをお当番は1～1.5カ月かけて行う。

・塾生のメール量を知る
　事前アンケートとして回答―8月18、19、20日の3日間、仕事メールの受信・返信・新規作成の通数

・短時間でのメール作成にチャレンジ
　仕事メールの平均送信通数、約15通（前述のアンケート結果から）。1通あたり15分と考えても、約4時間かかることになる。それを踏まえて今回5分間でメール作成、送信。

　同じく3点○×判定

　1．情報／5W1Hが正確に伝わる（ウラさん）
　2．依頼・意図が伝わる（塾長）
　3．感情が伝わる、心動かされる（藤田さん←今度は藤田さんへの依頼メールがお題）
　　　※依頼内容はお題ごとに異なる

・グループワーク　『伝え上手のメールTIPS』
　3つのグループに分かれ、それぞれ自分の心がけている、実践しているメールにおける小技（大技でも可）を紹介。
　25分のワーク後、グループごとに発表。まとめ。

・お当番による、ワークショップ設計、開催準備での気づいた点発表
　主に、ウッディの失敗談。お当番、担当スタッフの大塚さんの間でなされたやりとりから学んだことなども発表。

・塾長のTIPS
　mixbeatの河野塾長に聞く、メールで心がけていること。失敗した経験など。

・3期生参加者のコメント
・まとめ


ここまでランチを挟んで6時間ほど。
濃い時間を過ごしてきた。

こういう活動や経験は、学校を卒業するとほとんどできないだろう。
社会人向けのセミナーやワークショップは多くあるが、自分たちで設計、開催するワークショップはそうはない。
貴重な時間だな、と改めて感じた。

だいぶ最初の方で書いたが、今、仕事をしているひとでメールを使わない、というひとは相当少ないと思う。
社外のひと、お客さんに宛てて書くことが少ないひとでも、社内ではメールで連絡を取る、というひともいるだろう。
社内だろうが、社外だろうが、友だちや家族のような気安いひとに宛てるメールではないのなら、それなりアタマを使うはずだ。


この書き方で大丈夫か？
これで誤解されないか？
ちゃんとわかってもらえるだろうか？
言いたいことは、伝わるか？

*
*
*

その気持ちの意味するところ。
「いい返事をもらえるだろうか」

メールは、対話（電話含む）のように、すぐに何かしらの返答・反応を得ることができないツールだ。
そのぶん、相手の時間や場所を問わずに、“伝えよう”という行為はできる。

だが、伝わっているのか、をすぐに知ることはできない。
相手の返事を待つしかない。

やっときた！と思ったメールに、思っていた回答がなかったら。
そんなつもりじゃなかったのに、と思わずうなだれてしまう文面を読むことになったなら。


身近で便利なメールが、苦手で不便なものになるだろう。
そんなことにはなりたくない。

顔を合わせるコミュニケーションのうち、“言葉”だけが伝えるもの、はたった7％だという。
視線の動きや動作（身体言語）が半分以上を占め、さらに声のトーンや口調が38％でそれに続く。
確かに、“言葉”で偽ることはさほど難しくはないが、動作や口調に隠そうとするそぶりや、ぎこちなさがまじれば、相手はそこに何かを感じることになる。


全然関係ないけど、今ワタクシの一押し海外ドラマｗ

ライ・トゥ・ミー　嘘の瞬間　DVDコレクターズBOX

• 出版社/メーカー: 20世紀フォックス・ホーム・エンターテイメント・ジャパン
• メディア: DVD

メールは、そのたった7％でしかない“言葉”を100％使うものだ。
どうしたら伝わるのか。対面コミュニケーションで大活躍する、ボディランゲージも声も使えずに。

同じ「好き」でも、目を見て言う「好き」と、電話で1トーン上がる「好き」と、文字だけの「好き」は違うだろう。
今、文字しか言葉しか、使えないとしたら。
それでも自分の気持ちを何とか伝えたいのなら。

あなたなら、どう伝える？



ということで、私ならこう伝える、は後編でｗ